O Plano Iniciante do SCA Online oferece uma estrutura tecnológica completa com um custo mais acessível do que o SCA Desktop, mesmo contando com todos os recursos da plataforma online. Isso foi pensado para ajudar gestores a crescerem com controle, tecnologia e previsibilidade.
Um dos pontos importantes desse plano é a contagem de alunos ativos, que influencia diretamente na cobrança mensal do sistema. A seguir, explicamos de forma clara como funciona essa contagem, o que é considerado um aluno ativo e como o período de apuração impacta os relatórios e a fatura do sistema.
Período de Apuração:
A contagem de alunos ativos é feita sempre com base no mês calendário ou seja, do dia 1 ao último dia do mês (ex: 01/07 a 31/07).
Se o aluno estava com matrícula ativa no dia 1º do mês, ele será contabilizado como ativo na apuração desse mês, mesmo que a matrícula seja cancelada, trancada ou finalizada no dia seguinte (2º dia do mês).
Exemplo:
- Matrícula ativa no dia 01/07, mas finalizada no mesmo dia.
- Resultado: contabiliza como aluno ativo no mês de julho.
Essa regra garante que o relatório reflita a realidade de alunos que estiveram ativos em qualquer momento do mês de apuração.
O que é Considerado Aluno Ativo?
A seguir, detalhamos todas as situações que caracterizam um aluno como ativo no sistema:
1. Planos com Data de vigência determinada.
Alunos com planos bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais são considerados ativos até o último dia de vigência da matrícula.
Exemplo:
- Início do plano: 01/01/2025
- Até o dia 31/03, o aluno é considerado ativo.
- A partir de 01/04, é considerado vencido e não entra mais na contagem.
2. Planos Mensais com Data de vigência “Indeterminado”.
- Enquanto o sistema estiver gerando mensalidades, o aluno será considerado ativo.
- Para que ele não seja mais contado, é necessário ativar o recurso "Cancelamento automático de matrícula".
Veja o passo a passo abaixo:
» Como configurar o cancelamento automática de matrículas
Atenção: Somente cancelar manualmente a cobrança em aberto referente a matricula lançada ou deixar de pagar não impede a contagem. É necessário o cancelamento formal da matrícula.
3. Matrículas Não Contabilizadas
Nem toda matrícula existente no sistema é considerada para a contagem de alunos ativos. Abaixo, listamos os casos que NÃO entram na contagem, acompanhados de espaços para imagens ilustrativas de cada situação:
Matrículas Vencidas (após o fim da vigência)
Quando o plano do aluno chega ao fim da vigência (data final do contrato), e não há renovação, a matrícula é automaticamente considerada vencida.
Matrículas Trancadas
Quando o aluno solicita um trancamento (por férias, questões pessoais, etc.), a matrícula é pausada e o aluno não será considerado ativo durante esse período.
Matrículas Encerradas ou Finalizadas Manualmente
Caso o gestor finalize ou encerre a matrícula manualmente (por término antecipado do plano, inadimplência ou qualquer outro motivo), esse aluno não é considerado na contagem de ativos do próximo mês.
4. Alunos TotalPass / Wellhub (Gympass)
- São contabilizados com base em check-in.
- Assim que o app libera o acesso e o aluno realiza o check-in, ele entra na contagem do mês, mesmo que tenha frequentado apenas uma vez.
5. Sessões, Aulas e Diárias
- Alunos que compram e frequentam através de sessões avulsas, diárias ou pacotes de aulas também são considerados ativos, mesmo que não estejam vinculados a um plano convencional.
Isso vale mesmo que a opção de exibir esses alunos na dashboard esteja desativada.
Como Funciona a Contagem na Prática
Primeira Fatura:
- Considera apenas o número de alunos ativos no mês atual, independente da data de início da assinatura.
A Partir do Segundo Mês:
- O sistema começa a acumular histórico mensal.
Após 3 Meses:
- A contagem passa a ser feita com base na média dos últimos 3 meses completos.
Exemplo:
Apuração da média em julho:
- Considera os números de maio, junho e julho.
- O resultado da média é refletido na fatura seguinte.
Se a sua assinatura começou, por exemplo, em 11 de abril, a apuração é sempre feita com base no fechamento do mês anterior completo.
Veja o passo a passo:
» Como funciona o Plano Iniciante
Acompanhamento em Tempo Real
Você pode acompanhar a quantidade e o histórico dos alunos ativos diretamente pelo sistema. Isso permite transparência total sobre a evolução da média mensal e o controle da sua base de alunos.
Você pode:
- Ver os alunos ativos dos fechamentos de meses anteriores.
- Consultar a lista de alunos considerados ativos.
- Acessar o histórico detalhado dos últimos 3 meses para entender a formação da média.
Veja o passo a passo:
Como visualizar meus alunos no Plano Iniciante
Alerta de Capacidade
Ao atingir 70% da capacidade do Plano Iniciante, o sistema exibe uma notificação automática na tela inicial, alertando você com antecedência. Isso permite se planejar para uma migração futura ao Plano Ilimitado, sem surpresas.
Regra de retorno ao Plano Iniciante
Caso a média de alunos ativos caia para menos de 150, o retorno ao Plano Iniciante não é automático. É necessário entrar em contato com o nosso time para solicitar a alteração, que será avaliada conforme a média atual. Essa mudança exige um ajuste técnico e é feita em casos de queda consistente de alunos.
Se você está começando a usar o SCA Online ou está ajustando sua gestão de alunos, entender essas regras garante mais controle financeiro e previsibilidade no seu negócio.
Ficou com alguma dúvida?
Acesse nossa Central de Atendimento. Nossa equipe está pronta para ajudar!